Est-il possible d'envoyer un arrêt de travail par mail à son employeur ?
- Le Bouard Avocats
- 17 nov. 2025
- 12 min de lecture
Comment envoyer un arrêt de travail par mail à son employeur ?
Avant toute analyse détaillée, voici les points essentiels à retenir concernant la possibilité d’envoyer un arrêt de travail par mail à son employeur :
l’envoi électronique est juridiquement admis, aucun texte n’exige un envoi papier ;
le salarié doit respecter le délai légal de quarante-huit heures, prévu par l’article L1226-1 du Code du travail ;
seul le volet employeur doit être transmis, dans le respect de la confidentialité ;
la preuve de l’envoi doit être conservée (mail envoyé, accusé, copie) ;
en cas de doute sur la procédure interne, un double envoi (mail + recommandé) ou la consultation d’un avocat est recommandée.
En cas d’arrêt maladie, le salarié doit prévenir son employeur et transmettre son arrêt de travail dans un délai de 48 heures, tout en adressant les volets nécessaires à la CPAM ou à la MSA.
Avec la généralisation des outils numériques, une question revient régulièrement : peut-on envoyer un arrêt de travail par mail plutôt que par courrier papier ou dépôt en main propre, sans prendre de risque disciplinaire ou financier ?
La législation ne détaille pas le mode d’envoi, ce qui nourrit les incertitudes pratiques et les litiges. D’où l’intérêt de clarifier ce qui est réellement admis, et à quelles conditions.
Envoi d’un arrêt de travail par mail : est-ce légal ?
Aucun texte n’interdit l’envoi d’un arrêt de travail par mail. Le Code du travail impose au salarié de justifier son absence, mais ne prévoit pas de support obligatoire. En pratique, l’envoi électronique est juridiquement admis, à condition de respecter les obligations de fond :
informer l’employeur sans délai de l’absence ;
transmettre un document médical valable, émanant du médecin ;
respecter le délai imposé par la loi ou la convention collective.
Il est toutefois essentiel que l’employeur accepte ce mode de transmission, explicitement (procédure RH, note de service, règlement intérieur) ou implicitement (usage constant). À défaut, l’envoi par mail reste possible, mais l’employeur pourrait contester sa validité en cas de conflit.
La question de la confidentialité ne doit pas être sous-estimée. Seul le volet destiné à l’employeur doit être envoyé. Le salarié ne doit jamais détailler son état de santé dans le corps du mail.
Quelles sont les conditions pour envoyer un arrêt maladie par mail ?
Respecter le délai légal de 48 heures
Le salarié doit transmettre son arrêt dans un délai de 48 heures. En cas de dépassement, il s’expose à :
une qualification d’absence injustifiée ;
une retenue sur salaire ;
une sanction disciplinaire pouvant aller, dans certains cas, jusqu’au licenciement.
Il est donc indispensable de vérifier les règles de la convention collective et, en cas de doute, de privilégier un mode d’envoi laissant une trace certaine.
À qui adresser le mail ?
L’envoi doit être fait à un destinataire clairement identifié :
service des ressources humaines ;
service administratif ;
supérieur hiérarchique désigné par l’entreprise.
L’usage d’une adresse officielle (adresse de service ou adresse générique) permet de limiter les contestations liées à l’absence de réception. Là encore, seul le volet employeur doit être transmis, sans indication de diagnostic.
Contenu minimal du message d'envoi de l'arrêt de travail
Le mail doit rester sobre et factuel. Il est recommandé d’y faire figurer :
la date et l’heure de l’information ;
la mention d’un arrêt de travail prescrit par le médecin traitant ;
la pièce jointe : volet destiné à l’employeur ;
la mention que les volets destinés à la CPAM ou à la MSA ont été transmis selon les modalités habituelles (voie postale ou télétransmission).
Aucun détail médical ne doit apparaître. L’arrêt est un document médical protégé.
Preuve et accusé de réception de l'arrêt de travail par l'employeur
Enfin, l’envoi par mail suppose de sécuriser la preuve :
conserver une copie du message envoyé ;
activer, si possible, un accusé de réception ou de lecture ;
en cas d’enjeu sensible, envisager un recommandé électronique ou un double envoi (mail + courrier recommandé).
Ces réflexes simples permettent de démontrer, en cas de litige, que le salarié a respecté son obligation de transmission de l’arrêt de travail dans les délais.
Comment envoyer un arrêt de travail sur Ameli ou en ligne ?
La dématérialisation des démarches médicales a profondément modifié la manière dont les arrêts de travail sont transmis aux organismes de sécurité sociale. Aujourd’hui, la plupart des médecins utilisent la télétransmission sécurisée, prévue par les articles L161-33 et suivants du Code de la sécurité sociale.
Lorsque l’arrêt est prescrit sous format numérique, le volet destiné à la CPAM est adressé automatiquement au service médical, sans que le salarié n’ait à intervenir. Cette transmission garantit la confidentialité du document et accélère le traitement des indemnités journalières.
Le salarié peut ensuite consulter son compte Ameli, qui centralise les documents transmis, l’historique des arrêts et les démarches en cours.
Cette plateforme permet de vérifier que la CPAM a bien reçu le volet médical. Toutefois, cette transmission ne règle pas toutes les obligations du salarié : il doit toujours informer l’employeur, sans délai, de son absence et lui adresser le volet employeur, conformément à l’article L1226-1 du Code du travail.
Le régime agricole fonctionne sur un modèle similaire. Via son espace MSA, le salarié peut récupérer les informations liées à son arrêt et suivre la transmission du volet médical.
Là encore, les obligations à l’égard de l’employeur demeurent identiques : respect du délai légal, transmission du justificatif et conservation d’une preuve.
Comment transmettre un arrêt de travail à son employeur ?
Envoi par mail
L’envoi par mail est aujourd’hui largement utilisé. Il présente plusieurs avantages : rapidité, facilité et possibilité de conserver une preuve datée.
Ce mode de transmission peut toutefois comporter des risques : message égaré dans un dossier indésirable, absence de confirmation ou procédure interne imposant un autre mode d’envoi.
Il est donc prudent d’archiver le message et la pièce jointe, ainsi que tout accusé automatique.
Envoi par courrier recommandé avec accusé de réception
Le courrier recommandé constitue la solution la plus sécurisée sur le plan juridique. Il permet de dater l’envoi, de prouver la réception et de démontrer le respect du délai de quarante-huit heures.
Dans un contexte conflictuel contestation d’absence, procédure disciplinaire, licenciement, cette méthode constitue la référence.
Dépôt en main propre contre récépissé
Lorsqu’il peut se déplacer, le salarié peut remettre son arrêt en main propre. Le récépissé signé fait foi et sécurise la transmission. Cette méthode reste simple et efficace, mais suppose que l’état de santé du salarié le permette.
Transmission via une application interne ou un portail RH
Certaines entreprises imposent l’utilisation d’un portail numérique interne (SIRH). Cette exigence figure souvent dans une procédure interne ou une note de service. Le salarié doit s’y conformer.
Le système garantit la traçabilité et le respect de la confidentialité, mais il est essentiel de conserver une copie du document transmis et de vérifier que le dépôt a bien été enregistré.
Quels sont les avantages et risques d’envoyer un arrêt de travail par mail ?
L’envoi d’un arrêt de travail par mail peut sembler pratique. Il l’est, à condition d’être utilisé avec discernement. Le salarié reste soumis à l’obligation de justifier immédiatement son absence, imposée par l’article L1226-1 du Code du travail.
Le mail peut constituer un mode de transmission valable, mais il doit être appréhendé avec précaution, car il touche à un document médical protégé et engage potentiellement la responsabilité disciplinaire du salarié.
Avantages d'envoyer l'arrêt de travail par email à son employeur
L’envoi électronique présente trois intérêts majeurs.
D’abord, la rapidité. Le salarié peut transmettre son arrêt sans délai, même lorsqu’il est en télétravail, en déplacement ou dans l’incapacité de se rendre en entreprise. Cette immédiateté facilite le respect du délai légal de quarante-huit heures.
Ensuite, le mail permet de disposer d’une preuve datée. Un simple enregistrement du message envoyé constitue un élément probatoire utile en cas de contestation ultérieure, notamment lorsque l’employeur invoque une absence injustifiée.
Enfin, ce mode d’envoi s’adapte bien aux organisations dématérialisées. Il permet d’informer rapidement les services RH et d’éviter toute interruption de traitement administratif.
Risques d'envoyer un arrêt de travail par email à son employeur
Les risques ne doivent pas être sous-estimés.
Le premier est celui d’une non-réception du message. Un mail qui n’arrive pas, qui se perd dans un dossier indésirable ou qui est adressé à un mauvais destinataire peut conduire à une absence qualifiée d’injustifiée.
Un autre risque tient à la confidentialité. Le salarié ne doit transmettre que le volet employeur, c’est-à-dire le document dépourvu de toute mention relative à l’état de santé. Toute communication excessive pourrait contrevenir au secret médical.
Enfin, certaines entreprises imposent une procédure spécifique (portail interne, dépôt physique, recommandé). Le non-respect de cette procédure peut, à lui seul, justifier une sanction disciplinaire.
En cas de litige lié à la cause réelle et sérieuse d’un licenciement, cette question de procédure peut prendre une importance déterminante.
Peut-on scanner un arrêt de travail et l’envoyer par mail ?
Il est possible de scanner un arrêt de travail et de l’envoyer par mail, sous réserve de trois conditions.
Le salarié doit, d’une part, transmettre une copie lisible, fidèle à l’original. D’autre part, il doit scanner uniquement le volet destiné à l’employeur, conformément aux règles de confidentialité applicables aux documents médicaux. Enfin, il doit conserver l’original, qui peut être exigé ultérieurement.
La jurisprudence admet depuis longtemps la valeur probatoire des copies numériques, dès lors qu’aucune altération ou manipulation n’est démontrée. Le salarié doit néanmoins rester vigilant, car l’intégrité du document peut être contestée dans certaines situations sensibles.
Questions pratiques : comment faire concrètement pour transmettre son arrêt de travail de manièr elégale et sécurisée ?
Étapes à suivre
Pour sécuriser la transmission, il est recommandé de procéder de manière organisée :
scanner le volet employeur (volet 3) ;
vérifier le délai de quarante-huit heures ;
envoyer un mail clair au destinataire approprié (RH, direction, manager) ;
conserver une copie du message envoyé et de la pièce jointe ;
vérifier que les volets destinés à la CPAM ou à la MSA ont été transmis via Ameli ou par voie postale.
Chaque étape contribue à limiter les risques de contestation.
Que faire en cas de doute ?
En présence d’une incertitude notamment lorsque l’entreprise applique une procédure interne spécifique le salarié doit :
consulter la convention collective ;
prendre contact avec le service RH ;
et, en cas d’enjeu disciplinaire, demander conseil à un avocat en droit du travail.
Ce dernier point est essentiel lorsque la transmission de l’arrêt pourrait être invoquée dans un contexte de sanction, de rupture de contrat ou de contestation d’indemnisation.
Exemple de mail pour prévenir son employeur d’un arrêt maladie
La rédaction d’un courrier électronique informant l’employeur d’un arrêt maladie doit concilier sobriété, exactitude et respect des règles de confidentialité attachées au document médical. L’article L1226-1 du Code du travail impose au salarié d’informer l’employeur de son absence « dans les meilleurs délais » et de lui transmettre l’arrêt prescrit.
Aucun détail relatif à l’état de santé ne doit être communiqué, conformément aux exigences du secret médical.
L’exemple suivant illustre une formulation conforme aux usages professionnels et aux exigences juridiques ; il peut être adapté en fonction des procédures internes propres à l’entreprise.
Objet : Transmission de mon arrêt de travail
Madame, Monsieur,
Je vous informe que mon médecin traitant m’a prescrit un arrêt de travail à compter du [date de début]. Conformément à l’article L1226-1 du Code du travail, je vous transmets ci-joint le volet destiné à l’employeur.
Les volets nécessaires ont été adressés à la caisse d’assurance maladie conformément aux procédures applicables.
Je reste joignable pour toute information utile relative à la continuité de mon activité et vous remercie de bien vouloir accuser réception du présent envoi.
Cordialement,[Nom – Prénom][Poste][Téléphone]
Cette structure permet au salarié de fournir une information complète, sans jamais révéler un élément lié à son état de santé, et sécurise la preuve de la transmission en cas de procédure disciplinaire ou de litige prud’homal. Elle s’adapte aisément aux organisations utilisant des services RH centralisés ou des boîtes fonctionnelles.
Conclusion
L’envoi d’un arrêt de travail par mail est pleinement admis, dès lors que le salarié respecte les règles légales et contractuelles applicables.
Aucun texte n’impose un envoi par courrier postal, mais la rigueur demeure indispensable : respect du délai de quarante-huit heures, utilisation du volet approprié, vérification de la procédure interne et conservation de la preuve de l’envoi.
L’envoi électronique constitue un mode de transmission efficace, notamment pour les salariés en télétravail ou empêchés de se déplacer.
Toutefois, certains contextes procédure disciplinaire en cours, risque de contestation, désaccord avec l’employeur nécessitent de renforcer la sécurité juridique, par exemple en recourant à un courrier recommandé avec accusé de réception.
En cas de difficulté ou de contestation, l’accompagnement d’un avocat en droit du travail permet de sécuriser les démarches, d’analyser les risques et d’éviter qu’une simple question de procédure ne devienne un motif de sanction ou un enjeu de rupture contractuelle.
FAQ – Les questions fréquentes sur l’envoi d’un arrêt de travail par mail
Un employeur peut-il refuser un arrêt de travail envoyé par mail ?
En principe, l’employeur ne peut pas refuser un arrêt de travail au seul motif qu’il a été transmis par mail, dès lors que le document est lisible, complet et envoyé dans les délais.
Aucun texte n’impose une transmission papier, et la jurisprudence admet la preuve par tout moyen.
Toutefois, l’entreprise peut prévoir une procédure interne (envoi via un portail RH, remise en main propre, dépôt au siège) à laquelle le salarié doit se conformer dès lors qu’elle a été régulièrement portée à sa connaissance.
En cas de refus abusif ou d’invocation injustifiée d’une absence non déclarée, la position de l’employeur pourrait être contestée devant le conseil de prud’hommes, notamment si le salarié est en mesure de produire une preuve datée de la transmission électronique.
L’employeur peut-il sanctionner un salarié si le mail n’a pas été reçu ?
L’employeur peut engager une procédure disciplinaire s’il considère que l’absence n’a pas été justifiée dans les délais légaux. Toutefois, la sanction n’est possible que si l’absence de réception résulte d’un manquement imputable au salarié (adresse erronée, envoi incomplet, non-respect de la procédure interne).
Lorsque le salarié démontre avoir transmis l’arrêt à temps par exemple via une capture d’écran ou un accusé d’envoi la sanction pourra être contestée. Les juges prud’homaux apprécient de manière stricte la preuve du respect du délai de quarante-huit heures, lequel constitue un élément central de la légalité de la mesure disciplinaire.
Le mail suffit-il pour justifier une absence sur le plan juridique ?
Un mail correctement rédigé, accompagné du volet employeur, constitue une justification valable de l’absence, au sens de l’article L1226-1 du Code du travail. Ce texte n’exige aucun formalisme particulier, ce qui permet une certaine souplesse dans les modes de transmission.
Néanmoins, le salarié doit pouvoir démontrer que son employeur a été effectivement informé, ce qui implique de conserver une copie du message envoyé, de l’heure d’envoi, ainsi qu’une copie du document transmis.
Lorsque la situation présente un enjeu conflictuel, le recours au courrier recommandé avec accusé de réception demeure la voie la plus sûre pour éviter tout débat sur la réalité de l’information.
Que faire si l’employeur conteste la validité de l’arrêt envoyé par mail ?
En cas de contestation, le salarié doit commencer par réunir l’ensemble des preuves de transmission : mail envoyé, captures d’écran, date et heure d’envoi, pièces jointes. Il peut ensuite vérifier les dispositions de la convention collective et la procédure interne applicables.
Si l’employeur persiste à considérer l’absence comme injustifiée ou engage une procédure disciplinaire, le salarié peut solliciter un entretien avec le service RH ou demander une médiation interne.
Lorsque la contestation a un impact financier (retenue de salaire) ou disciplinaire (avertissement, licenciement), il est vivement conseillé de consulter un avocat en droit du travail, qui pourra apprécier la régularité de la procédure et, le cas échéant, introduire un recours devant le conseil de prud’hommes.
Quelles sont les démarches pour envoyer un arrêt ?
L’envoi d’un arrêt de travail suppose de respecter plusieurs démarches à effectuer dans un délai impératif. Le salarié doit tout d’abord prévenir son employeur dès qu’il a connaissance de son incapacité, l’article L1226-1 du Code du travail imposant une information immédiate de l’absence.
Il doit ensuite envoyer son arrêt dans un délai maximum de quarante-huit heures, délai qui peut être réaffirmé ou précisé par certaines conventions collectives.
Le document transmis doit impérativement être le volet employeur, dépourvu de toute mention médicale. Le salarié peut procéder par mail, par courrier simple ou par courrier recommandé, selon les usages internes ou les obligations fixées par l’entreprise.
Lorsque l’employeur impose une procédure spécifique dépôt en main propre, utilisation d’un portail RH, recours au recommandé, il est essentiel de s’y conformer.
Le site du service public rappelle d’ailleurs que le salarié doit être en mesure d’apporter la preuve de la transmission, quelle que soit la méthode utilisée.
La démarche doit également inclure l’envoi, par le salarié ou par télétransmission automatique selon le mode de prescription, des volets destinés à l’assurance maladie. La conservation des justificatifs d’envoi demeure indispensable pour prévenir tout litige ultérieur.
Quels risques d’envoyer un arrêt par mail ?
L’envoi d’un arrêt par mail présente plusieurs risques d’envoi si le salarié ne prend pas certaines précautions. Le premier risque est celui d’une absence de réception, un message pouvant être filtré, égaré ou adressé à un destinataire non compétent.
Une telle situation peut conduire l’employeur à qualifier l’absence d’absence injustifiée, ouvrant la voie à une sanction disciplinaire, voire à une procédure de licenciement.
Le deuxième risque porte sur la conformité à la procédure interne. Certaines entreprises exigent un envoi par courrier recommandé, par dépôt physique ou via un portail numérique.
Le non-respect de cette exigence peut fragiliser la position du salarié et être invoqué en cas de litige, notamment dans le cadre d’un contentieux portant sur la cause réelle et sérieuse d’une rupture.
Enfin, la question de la confidentialité doit être prise en considération : le volet transmis ne doit contenir aucune information médicale. Cela dit, l’envoi par mail présente également des avantages, tels que la rapidité de transmission et la possibilité de conserver une copie du message et de la pièce jointe.
Ces éléments peuvent constituer des preuves particulièrement utiles en cas de contestation.
