Report de l’entretien préalable pour raisons médicales : que dit la loi en 2025 ?
- Le Bouard Avocats
- il y a 1 jour
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Ce que doivent retenir les RH sur le report de l’entretien préalable pour motif médical
Lorsqu’un salarié est médicalement empêché, l’employeur peut reporter l’entretien préalable sans risquer une irrégularité.
Ce report décale le délai d’un mois prévu pour notifier la sanction, lequel court alors à partir de la nouvelle date fixée.
Le salarié n’a pas besoin de demander formellement le report ; il suffit que l’employeur soit informé de l’impossibilité via un justificatif médical crédible.
Le report reste une faculté, non une obligation, mais maintenir l’entretien malgré une impossibilité médicale avérée expose à un risque contentieux.
Une procédure sécurisée passe par la traçabilité, un recalcul précis des délais, et, en cas de doute, la possibilité de contacter un avocat en droit social et du travail, notamment à Versailles.
Les directions des ressources humaines sont régulièrement confrontées à une difficulté pratique : comment réagir lorsqu’un salarié, convoqué à un entretien préalable, indique être dans l’impossibilité médicale de s’y présenter ?
L’arrêt du 5 novembre 2025 apporte une précision majeure sur le point de départ du délai d’un mois pour notifier une sanction.
Cette décision constitue l’occasion de rappeler les règles essentielles qui encadrent l’entretien préalable à sanction disciplinaire et les bonnes pratiques permettant de sécuriser la procédure.
L’actualité jurisprudentielle : un arrêt essentiel pour les employeurs et les services RH
La Cour de cassation, dans un arrêt du 5 novembre 2025, a confirmé de manière explicite qu’un report d’entretien préalable pour raisons médicales décale le point de départ du délai d’un mois pour notifier une sanction [[Cass. soc., 5 nov. 2025, n°24-13.092]].Cette clarification, loin d’être théorique, répond à une problématique récurrente pour les employeurs.
Ce que dit l’affaire
Une salariée était convoquée à un entretien préalable le 23 mai. Avant cette date, un certificat médical signalait qu’elle ne pouvait s’y présenter. L’employeur a donc reporté l’entretien au 6 juin. Le licenciement ayant été notifié le 6 juillet, la cour d’appel avait estimé que le délai d’un mois prévu par le Code du travail était dépassé.
La Cour de cassation a censuré cette analyse. Elle rappelle un principe simple :lorsqu’un entretien est reporté pour impossibilité médicale du salarié, le délai d’un mois pour notifier la sanction court à compter de la date reportée, et non de la date initiale.
Ce principe trouve son fondement dans les exigences du contradictoire et dans l’article L.1332-2 du Code du travail, qui impose que la sanction soit prononcée au plus tard un mois après l’entretien préalable [[art. L.1332-2 C. trav.]].
Le cadre légal de l’entretien préalable : une garantie essentielle pour le salarié
L’entretien préalable occupe une place centrale dans la procédure disciplinaire. Il vise à offrir au salarié la possibilité de présenter ses observations avant que l’employeur ne prenne sa décision.
Selon l’article L.1332-2 du Code du travail, l’employeur doit :
convoquer le salarié en précisant l’objet de l’entretien ;
lui laisser un délai suffisant pour préparer sa défense ;
lui permettre d’être assisté ;
le recevoir pour échanger loyalement sur les faits reprochés.
Cet entretien conditionne la régularité de la sanction, qu’il s’agisse d’un avertissement impactant la carrière ou d’un licenciement disciplinaire.
Report de l’entretien préalable : une faculté strictement encadrée
Le report est une possibilité, non une obligation
Lorsqu’un salarié indique qu’il ne peut se présenter en raison de son état de santé, l’employeur peut reporter l’entretien. La loi ne lui impose pas ce report ; toutefois, la jurisprudence considère que maintenir l’entretien malgré un empêchement médical avéré expose l’employeur à des risques.
Une impossibilité médicale doit être établie
Le report doit reposer sur un élément objectif.Il peut s’agir :
d’un certificat médical,
d’une attestation du médecin,
d’un avis médical transmis avant la date prévue.
L’employeur n’a pas à vérifier la pertinence médicale du motif. Il doit uniquement apprécier la crédibilité du document transmis.
Le salarié n’a pas à demander formellement le report
La Cour de cassation précise qu’une demande explicite n’est pas nécessaire.Dès lors que l’employeur est informé de l’impossibilité, le report peut être mis en œuvre. Cette souplesse répond à l’objectif de protection du contradictoire.
Conséquences du report : un nouveau point de départ pour le délai d’un mois
Le point le plus sensible concerne le délai d’un mois ouvert à l’employeur pour notifier la sanction. Ce délai court :
non pas depuis la convocation,
non pas depuis la date initialement fixée,
mais depuis la date de l’entretien effectivement tenu.
Le report pour impossibilité médicale décale donc naturellement le délai.
Ce mécanisme avait déjà été admis par la Cour de cassation en 2006 [[Cass. soc., 7 juin 2006, n°04-43.819]].
L’arrêt de 2025 vient confirmer cette solution et rappeler que la date du premier entretien devient juridiquement indifférente dès lors que le salarié était empêché pour des raisons légitimes.
Pourquoi cette précision est essentielle pour les RH ?
Les directions RH doivent souvent concilier deux impératifs contradictoires :
sécuriser leur calendrier disciplinaire,
respecter les droits du salarié.
L’arrêt du 5 novembre 2025 apporte une réponse équilibrée.
Une protection pour les entreprises
Le report ne constitue plus une incertitude juridique.Les services RH savent désormais que la nouvelle date constitue le point de départ du délai. Cette position réduit les contentieux liés à des dépassements involontaires.
Une protection pour le salarié
Un salarié empêché pour motifs médicaux ne peut se voir privé de son droit à être entendu.
Un renforcement du contradictoire
La décision permet d’éviter les entretiens « fictifs » où le salarié, absent pour justes motifs, ne pourrait faire valoir ses arguments.
Comment apprécier l’impossibilité médicale en pratique ?
L’impossibilité doit être réelle, c’est-à-dire reposer sur un élément médical sérieux.
Les RH devraient considérer comme suffisant :
un certificat d’arrêt de travail mentionnant l’impossibilité de se déplacer,
une attestation du médecin,
un message transmis par le salarié renvoyant à un justificatif médical.
À l’inverse, les motifs suivants ne justifient pas un report automatique :
convenances personnelles ;
difficulté d’organisation ;
absence de justificatif médical.
Le mot clé reste la fiabilité du motif.
Comment le report de l'entretien préalable doit-il être formalisé ?
Pour sécuriser la procédure, plusieurs précautions sont recommandées.
1. Confirmer systématiquement le report par écrit
Un courriel ou un courrier mentionnant la nouvelle date évite toute contestation ultérieure. Il est recommandé de doubler l'email par un courrier en RAR afin de sécuriser au maximum la procédure.
2. Joindre les justificatifs médicaux au dossier
La traçabilité de la preuve est indispensable en cas de litige.
3. Choisir une date raisonnable
Le report doit être proportionné à l’empêchement.Un délai de quelques jours ou semaines suffit généralement.
4. Recalculer immédiatement le délai d’un mois
Ce recalcul doit être consigné pour éviter toute erreur.Le dépassement du délai constitue l’un des motifs les plus fréquents d’annulation de sanction.
Le déroulement de l’entretien reporté : les obligations de l’employeur
L’entretien reporté doit respecter les mêmes exigences que l’entretien initial : loyauté, clarté, écoute.L’employeur doit :
exposer les faits de manière objective ;
écouter les observations du salarié ;
reformuler les points nécessaires ;
éviter de donner le sentiment que la décision est déjà prise.
Cette étape conditionne la solidité de la sanction future.
Les écueils les plus fréquents en pratique
Les directions RH doivent être particulièrement vigilantes face à certains risques :
report oral non tracé,
contrôle insuffisant du délai d’un mois,
convocation imprécise,
entretien mené trop rapidement,
absence d’écoute réelle du salarié.
Chaque manquement peut fragiliser la décision disciplinaire.
Quand contacter un avocat en droit social et du travail ?
La procédure disciplinaire est un terrain où les erreurs se paient cher. Les entreprises confrontées à des absences médicales, des empêchements répétés ou des délais complexes ont tout intérêt à solliciter un accompagnement spécifique.
Contacter un avocat en droit social et du travail à Versailles peut être déterminant pour :
analyser la légitimité du motif d’absence du salarié à l'entretien préalable au licenciement ;
recalculer les délais ;
sécuriser la convocation du salarié à l'entretien et le report ;
anticiper les risques prud’homaux ;
préparer l’entretien de manière conforme aux exigences jurisprudentielles.
Un conseil rapide évite souvent un contentieux long et coûteux.
Un arrêt clair pour une procédure mieux sécurisée
L’arrêt du 5 novembre 2025 apporte une réponse attendue et pragmatique.Lorsqu’un salarié est réellement empêché pour motif médical, l’employeur peut reporter l’entretien préalable sans risque. Le délai d’un mois court alors à compter de la nouvelle date.
Ce mécanisme protège l’équilibre de la procédure disciplinaire :
il garantit le respect du contradictoire,
il limite les irrégularités,
il accompagne les services RH dans la gestion des dossiers sensibles.
Dans un domaine où chaque détail compte, la prudence et la maîtrise des étapes restent essentielles. Et lorsque la situation devient complexe, l’appui d’un avocat en droit social demeure une garantie de sécurité et de sérénité pour les employeurs.
FAQ – Questions fréquentes sur le report de l’entretien préalable pour raisons médicales
1. Le salarié doit-il demander expressément le report de l’entretien préalable ?
Non. La Cour de cassation a précisé qu’aucune demande formelle n’est exigée du salarié. Il suffit que l’employeur soit informé de l’impossibilité médicale, par un certificat ou un justificatif suffisamment clair, pour pouvoir reporter l’entretien.
Cette solution découle du respect du contradictoire, principe fondamental en matière disciplinaire [[art. L.1332-2 C. trav.]].
Autrement dit, dès lors que l’employeur dispose d’un élément médical établissant l’empêchement, il peut fixer une nouvelle date sans attendre une requête spécifique du salarié.
2. Comment l’employeur doit-il apprécier l’impossibilité médicale du salarié ?
L’employeur n’a pas à mener une expertise médicale. Il doit simplement vérifier que le document transmis paraît sérieux et cohérent : certificat mentionnant une incapacité, attestation, message du médecin, avis médical.
L’impossibilité doit être réelle, non une simple convenance personnelle.
Une absence injustifiée, non appuyée par un justificatif médical, ne suffit pas.
En revanche, dès qu’un document médical crédible est produit, il est prudent de tenir compte de l’empêchement et de reporter l’entretien afin d’éviter tout risque de contestation ultérieure.
3. Le délai d’un mois pour notifier la sanction change-t-il en cas de report ?
Oui. Lorsque l’employeur reporte l’entretien pour motif médical légitime, le délai d’un mois prévu pour prononcer la sanction ne court plus à compter de la date initialement fixée, mais de la date du second entretien. C’est le sens de l’arrêt du 5 novembre 2025 [[Cass. soc., 5 nov. 2025, n°24-13.092]].
Autrement dit, le report ne diminue pas la marge de manœuvre de l’employeur : il recalcule simplement le délai. Cette précision sécurise la procédure disciplinaire et évite les sanctions annulées pour dépassement de délai.
4. L’employeur est-il obligé de reporter l’entretien préalable si le salarié est malade ?
Non, le report n’est pas une obligation légale. L’employeur peut maintenir l’entretien, même en cas d’absence, sauf impossibilité avérée empêchant le salarié d’y assister.
En revanche, maintenir l’entretien malgré un certificat faisant état d'une incapacité réelle peut être risqué. Le juge pourrait considérer que le salarié n’a pas pu exercer pleinement ses droits, ce qui fragilise la sanction.
En pratique, les RH ont tout intérêt à privilégier un report lorsque l’impossibilité médicale est claire et documentée.
5. Comment sécuriser la procédure en cas d’absence médicale du salarié ?
Plusieurs précautions renforcent la sécurité juridique :
Demander ou conserver le justificatif médical attestant de l’impossibilité.
Formaliser par écrit la nouvelle date (courriel ou courrier), même si la loi ne l’exige pas.
Choisir un report raisonnable, proportionné à la durée de l’empêchement.
Tracer toutes les étapes du processus disciplinaire dans le dossier du salarié.
Recalculer immédiatement le délai d’un mois à partir du nouvel entretien.
En cas de doute, contacter un avocat en droit social et du travail, notamment à Versailles, pour sécuriser la procédure et éviter les irrégularités.
Une procédure disciplinaire bien documentée et correctement recalée dans le temps limite fortement les risques en cas de contentieux prud’homal.