Au sein d’une entreprise, les décisions se prennent de manière collective lors d’une Assemblée Générale Extraordinaire ou Ordinaire. L’AG réunit l’ensemble des associés et actionnaires afin de prendre une décision concernant un ou plusieurs sujets stratégiques comme par exemple l’entrée d’un nouvel associé, une modification de statut, l’approbation des comptes ou encore le vote d’une rémunération d’un dirigeant.
Qu’est-ce qu’une convocation d’AG ?
L’assemblée générale est le rassemblement des associés ou actionnaires d’une société afin de prendre des décisions en lien avec le fonctionnement d’une entreprise. Plusieurs motifs peuvent être à l’origine de cette convocation.
Il existe 2 types d’Assemblée Générale, l’AG ordinaire et les AG extraordinaires. Il est d’ailleurs possible pour un dirigeant de convoquer une Assemblée Générale mixte, mêlant ordinaire et extraordinaire. Une AG ordinaire (ou AGO) a pour but de répondre aux questions qui n’ont pas pour motif et objet la modification des statuts de l’entreprise. Une AGO peut par exemple avoir pour sujet la distribution des dividendes, la nomination d’un dirigeant…
A noter : chaque année, un dirigeant doit convoquer une AG ordinaire afin de réaliser l’approbation des comptes ainsi que la distribution des bénéfices. Si vous n’êtes pas au fait de ce type de procédure, un avocat en droit des sociétés peut vous accompagner dans la réalisation de cette démarche.
A son contraire, l’AG extraordinaire (ou AGE) permet de prendre des décisions d’une tout autre envergure et de modifier les statuts de l’entreprise. Une convocation à une AGE peut avoir pour motif la modification de la forme sociale de la société ou encore une augmentation de capital.
A savoir : quelques exceptions existent concernant la prise de décision avec modification des statuts, cétanes décisions peuvent être prises en dehors d’une AGE. C’est par exemple le cas lors d’une transfert de siège social qui peut être décidé par le gérant lorsque ce transfert a lieu dans le même département d’origine.
Quand faut-il procéder à une convocation d’Assemblée Générale ?
C’est un RDV annuel, une AGO doit être convoquée dans les 6 mois suivants la clôture de l’exercice comptable de l’entreprise afin de réaliser les actions suivantes :
approbation annuel des comptes
Affectation des résultats de l’entreprise (distribuer les bénéfices etc..)
Approbations conventions réglementées (si modification et si nécessaire.
La nomination d’un commissaires aux comptes si il y a l’utilité. Il est également possible de convoquer une AGO pour chaque décision qui doit être prise par l’ensemble des associés. Par exemple, pour une modification de statut, il est nécessaire de demander une convocation d’AGE.
Qui peut demander une convocation d’Assemblée Générale ?
Le pouvoir de convocation à une Assemblée Générale est en principe exclusif au dirigeant de la société. Une convocation en AG pour une SARL est réalisée par le ou les dirigeants de manière collégiale ou individuelle.
En SAS il y a d’autres subtilités, la convocation en AG se fait par l’intermédiaire du Président de la société. En effet, le statut particulier de la SAS va permettre d’autoriser d’autres personnes à convoquer une AG, par exemple le Directeur Général.
A noter : si un dirigeant souhaite autoriser d’autres personnes à procéder à la convocation, cette décision va générer une modification des statuts, cela implique donc une convocation à une AGE.
Convocation d’Assemblée Générale : comment faire ?
Le plus simple est de confier la gestion de son AG à un avocat spécialiste en droit des sociétés. Sinon, il vous faudra réaliser vous même cette convocation en respectant quelques impératifs.
Il faut ici respecter les dispositions légales et statutaires de la société notamment le délai de convocation à l’Assemblée Générales, respecter les modalités d’envoi et de convocation etc… Afin de r »laisser une AG, un délai de convocation légal et minimum doit être respecté. Pour une SARL ou une SCI il faudra respecter un délai de quinze jours pour une Assemblée Générale Ordinaire et vingt et un jour pour une Assemblée Général Extraordinaire.
A noter : ce délai peut être réduit dans le cadre d’une AG convoquée dans le cadre du remplacement d’un gérant décédé. Ce délai est alors de 8 jours.
Concernant l’envoi en lui même, celui-ci doit se faire en lettre recommandée avec avis de réception. Il est également possible de faire une remise en mains propres contre signature.
Comment rédiger la convocation d’Assemblée Générale ?
La convocation d’une AGO ou d’une AGE doit faire obligatoirement l’objet d’un écrit et comporter plusieurs mentions obligatoires afin d’informer les associés. Il est nécessaire de retrouver l’ensemble des éléments ci-dessous :
L’indication du type d’Assemblée Général : ordinaire, extraordinaire, mixte ;
La date, l’heure et le lieu de l’Assemblée Général ;
L’ordre du jour de l’Assemblée Générale : avec les sujets qui sont abordés ainsi que les questions en cour ;
Précisions concernant les modalités de vote : vote sur place, par correspondance, par voie électronique, que faire en cas d’absence, etc. ;
Pouvoir de représentation à l’Assemblée Générale ;
Bulletin de vote par correspondance ;
Documents informatifs : pour permettre aux associés de prendre leur décision.
Convocation d’Assemblée Générale : comment l’annuler ?
Plusieurs motifs peuvent constituer une décisions d’annulation d’une Assemblée Générale. On parle notamment d’irrégularité dans une procédure de convocation ayant pour conséquence l’annulation pure et simple de l’AG.
Une Ag peut être annulée si les procédures n’ont pas été respectées comme par exemple le nom respect du délai de convocation à l’AG, une absence des documents informations, une convocation réalisée par une personne ou un organe non compétent.
Si ce cas de figure se présente, il est alors essentiel de rédiger une nouvelle convocation en respectant l’ensemble des dispositions légales et statutaires de l’entreprise. Afin de prévenir toute éventuelle annulation, il est important d’utiliser un document conforme.
N’hésitez pas à vous référer à un avocat afin de prendre en charge de A à Z les convocations ainsi que l’organisation de votre Assemblée Générale.